Une agence web peut-elle conseiller efficacement tout en étant à distance ?

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​Les normes ont fortement évolués depuis quelques années concernant le télétravail et le besoin en réunion des entreprises est resté identique, si ce n’est plus élevé qu’auparavant. Dès lors, une grande partie des éditeurs de site web se demandent si travailler avec une équipe à distance, avec pas ou peu de réunions présentielles, est une bonne chose. Avec l’expérience dont nous disposons chez Monsieur Biz, nous pouvons vous proposer des pistes de réponses.​

L’intérêt majeur de réduire les réunions en présentiels pour le développement d’un projet web est de réduire les coûts. En effet, les temps de déplacement des acteurs qui doivent se rendre à la réunion nécessitent d’être facturés au client. En limitant ces temps de déplacement et en favorisant les réunions virtuelles, le client peut donc réduire sa facture, ce qui est une bonne chose.

Le télétravail s’est particulièrement développé dans les métiers digitaux, et il n’est pas rare qu’une entreprise ait des employés dans différentes villes de France. Un avantage certain pour pouvoir quand même proposer des réunions physiques avec votre lead développeur si ce dernier habite dans la même ville. Comme vous pouvez le constater, la flexibilité de cette organisation peut aussi permettre une forme de proximité, paradoxalement.

Les développeurs sont les premiers à utiliser et à revendiquer des outils en ligne pour pouvoir travailler. L’utilisation de services SaaS notamment, c’est beaucoup développé dans la profession.

Les transferts de fichiers entre l’agence web et le client sont aussi beaucoup plus simples que par le passé. Via des systèmes comme Dropbox ou les différentes solutions de Cloud qui existent, il est tout à fait possible d’envoyer rapidement des gigas de données à un partenaire, et ce, de façon entièrement sécurisée.

La communication est aussi grandement simplifiée par les possibilités offertes par les nouveaux services de discussion en ligne. Avec des solutions comme Skype ou Slack, il est possible à la fois de dialoguer facilement avec des partenaires séparés par la distance mais aussi de planifier un workflow avec des todo partagées. Il n’est pas rare que les systèmes internes de l’agence web soient directement partagés avec le client, ce qui simplifie les processus de ticketing notamment, et permet d’unifier au sein d’une seule plateforme tous les éléments à garder sous les yeux.

La qualité d’un site web dépend, en majeure partie, de la qualité du dialogue entre l’agence web et le client, et d’un partage clair des objectifs qui sont à l’origine du projet web. Face à ces problématiques, il est normal de s’inquiéter du fait de la distance sur la qualité du produit fini.

Cependant vous pouvez vous rassurer, la présence physique des développeurs n’est pas un point bloquant. Le roadmap à suivre pour les implémentations de nouvelles fonctionnalités ou pour un sprint de débogage n’est absolument pas impacté par les réunions présentielles potentielles. Ces dernières peuvent être un plus, dans certains cas particuliers :

• Quand le nombre d’intervenants est important est qu’il est plus facile d’avoir l’écoute de l’ensemble des partenaires dans une même pièce : ainsi vous pouvez choisir de faire une réunion physique avant la mise en production d’un site web, afin de réunir à la fois le marketing, les équipes de ventes et les directeurs e-commerce du client.
• Pour une première réunion de définition des objectifs : le savoir faire de l’agence web va alors lui permettre de rebondir directement sur les demandes clients, en fonction des éléments présentés lors de la réunion. Lorsque beaucoup d’idées vont être émises lors de la réunion afin de trouver des solutions, la présence du lead développeur peut permettre de gagner du temps.

Enfin nous vous proposons quelques conseils afin de bien travailler avec une agence web à distance. Ces conseils sont le fruit de nos années d’expérience et sont fondés sur la réalité de terrain que nous sommes habitués à côtoyer.

​Une fois les processus de travail mis en place et validé par le client et par l’agence, il est indispensable de respecter ces processus. Ainsi, il est toujours contre-productif de vouloir aller trop vite, notamment en pensant qu’un coup de fil peut faire gagner du temps par rapport à une demande formelle via le processus de ticketing instauré. Ce n’est presque jamais le cas.​

​Afin d’éviter les goulets d’étranglement pendant le travail, il faut s’assurer que les développeurs puissent accéder facilement et rapidement aux ressources dont ils ont besoin. Que ces ressources soient graphiques ou techniques, ou bien encore qu’il s’agisse d’éléments de brief, le mieux est d’opter pour un système de drive et d’en partager l’accès. Cette approche permet grandement de limiter le temps perdu en attente de pièces manquantes.​

​Lors de la phase initiale du projet, un cap a été donné avec une liste d’objectifs à atteindre. Il est indispensable de maintenir ce cap. La survenance de problèmes majeurs peut vous amener à demander des modifications mais ces dernières n’ont pas forcément été envisagées dès l’abord par les développeurs. Le travail à distance implique aussi des points de contact qui sont rarement quotidiens entre l’agence web et le client. Ceci explique l’importance d’une certaine discipline dans la gestion à distance des projets web.​